[천안도시공사] 중요비전자기록물 DB 5개년 사업(2년차)

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중요 비전자기록물 DB구축 5개년 사업(2년차)

과 업 지 시 서

2026. 07.

구분

부서

전화번호

사업 담당

경영지원부 인사총무팀

041-559-3622

계약 담당

경영지원부 재무회계팀

041-559-3629

목 차

Ⅰ. 사업 개요

···································

1. 추진개요

2. 추진근거

3. 추진목적

Ⅱ. 사업 일반사항

·······························

1. 과업대상

2. 주요과업

3. 기본방침

4. 특수사항

5. 유의사항

Ⅲ. 사업 수행지침

·······························

1. 세부 작업방식

2. 작업장 구축

3. 사업관리

4. 인력관리

5. 보안 및 안전관리

6. 최종 산출물 제출

7. 사후관리 및 하자보수

8. 기타사항

Ⅳ. 관련 서식

··································

Ⅰ

사업 개요

추진개요

사 업 명: 중요 비전자기록물 DB구축 5개년 사업(2년차)

사업기간: 계약일로부터 120일

사업장소: 천안도시공사 기록관(제1서고) 내 작업실

사업대상:

비전자기록물 이관 500권 / 전수조사 3,000권 / DB구축 86,000면

※ 사업대상량은 기록물 상태조사 및 정리 결과에 따라 변동될 수 있음

사 업 비: 금116,000,000원(부가가치세 포함)

계약방법: 일반경쟁(총액입찰), 협상에 의한 계약

추진근거

「공공기록물 관리에 관한 법률」 제6조(기록물의 전자적 생산ㆍ관리) 및 제21조(중요 기록물의 이중보존)

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제37조(기록관 및 특수기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 및 제52조(중요기록물의 이중보존)

「천안도시공사 기록물관리규정」제26조(주요기록물의 전산화)

추진목적

보존기간이 준영구 이상으로 책정된 중요기록물을 전산화하여 이중보존 조치를

강화함으로써 중요기록물의 안전한 보존관리를 도모함

기록물 생애주기에 따른 체계적 기록관리의 기초 데이터를 구축하여 원활한

기록물 활용 및 기록정보서비스 제공 생태계를 조성함

Ⅱ

사업 일반사항

과업대상

보존기간이 준영구 이상으로 책정된 중요 비전자기록물

도면:

공사 주요 시설물의 설계, 변경, 준공, 보수 등 공사 관련 도면

부속서: 도면과 함께 생산되는 시방서, 내역서, 산출서, 보고서 등

일반문서: 추모공원 봉안당 사용신고서 및 각종 증빙서류 등

과업대상 특성

과업대상 중 도면은 원도(A1 규격), 청사진, 백상지, 트레싱지 등에 작성된

시설물 관련 설계·변경·준공 도면으로 A0부터 A4까지 다양한 규격으로 제본된 상태임

부속서는 철끈 사용, 책자형 제본 등 다양한 형태로 편철됨

일반문서는 일반적으로 A4 규격이나 봉안당 사용 신청 접수증 등 A5 규격 문서가 각 건마다 포함되어 있음

과업대상 기록물은 비밀문서 또는 대외비 문서에 해당하는 것은 아니나, 공사의 중요기록물로써 과업 수행 중 보안에 철저해야 함

과업대상 기록물의 특성상 해철, 정리, 스캐닝 과정에서 훼손 등 위험발생

우려가 있는 경우 주관기관과 협의하여 과업 진행 여부를 결정해야 함

주요 과업

비전자기록물 DB구축 과업 수행 절차

※ 과업별 세부 공정사항은 “3 사업 수행지침”을 따름

기본방침

감독자(주관기관)는 전 과업 및 공정과정을 관리감독하며 사업자는 공정 중 감독자의 검수 및 시정요구 등에 성실히 응해야 함

사업자는 각 공정 시작 전 주관기관과 세부 공정 흐름 및 방법에 관하여 충분히 협의하고(공정 변경 시 주관기관과 사전 협의 필요), 공정 과정을 표준화하여 검증함으로써 고품질의 산출물을 확보해야 함

사업자는 과업 수행 전반에 걸쳐 효율적인 공정시스템을 구성 및 운용해야 함

사업자는 전문인력 및 기술을 확보하여 본 사업의 계약내용을 충실히 수행해야 함

사업자는 과업 수행을 위한 기록물 반입·반출·정리·색인 등 공정 과정에서

기록물의 분실 또는 훼손 등이 발생하지 않도록 관리방안을 제시하고, 기록물의 분실 및 훼손이 발생하는 경우 변상해야 함

사업자는 과업 수행에 필요한 보안조치를 강구하고, 공정 과정에서 취득한 정보를 제3자에게 누설해서는 안 되며, 이를 위반할 시 민·형사상 모든 법적 책임을 부담함

사업자는 과업 수행 과정에서

제3자의 지식재산권(지적재산권), 산업재산권,

저작권 또는 재산 및 기타 일체의 피해가 발생하지 않도록 해야 하며 이를 위반

할 시 민·형사상 모든 법적 책임을 부담함

사업자는 주관기관 구성원의 요구사항을 고려하여 사업 운영의 효율성과 편의성을 제고시켜야 함

특수사항

본 사업은 사업자(낙찰 후 계약자)가 단독 수행하며, 사업자 외 제3자와의 공동 수행 및 하도급은 절대 불가함

사업자의 중대 과실로 사업 수행이 불가하거나 저품질 산출물 및 산출물

미제출 등 사업 완수가 미흡한 경우, 사업자는 본 사업을 재수행하여 계약을

이행하고 이에 따라 추가적으로 발생하는 모든 비용은 사업자가 부담함

사업자는 지역경제 활성화를 위하여 작업인력 구성 시 가급적 지역민

(천안시에 전입을 신고한 주민)을 우선 채용하도록 노력함

유의사항

사업자는 다음의 법규와 지침 등을 충분히 숙지하여 본 사업의 과업별 공정을 수행해야 함

「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 동법 시행령과 시행규칙

「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 및 시행규칙

「기록물관리지침」(국가기록원, 2026)

사업자는 과업 수행에 관한 표준화된 공정 지침을 마련하여 작업인력에 대한

지속적인 교육을 실시하고 공정 단계별 품질검사와 검증을 통해 고품질의 산출물을 확보해야 함

사업자는 각 과업별 공정의 추진계획(일정, 방식 등 포함)을 작성하여

주관기관과 협의하고, 정기적인 진행상황 보고를 통해 계약기간 내 사업 수행을 완수하도록 철저히 관리해야 함

본 사업에 직접 참여하는 모든 인원은 보안서약서를 작성하여 제출해야 함

Ⅲ

사업 수행지침

세부 작업방식

공정 수행 기본 방침

모든 공정 과정을 작업처리표에 상세히 기재하여 공정관리를 철저히 함

각 공정 완료시 품질관리자 입회 하에 각 공정별 품질관리(샘플 검사 및 오류 발생시 정정조치 등)를 실시하고 그 결과를 보고함

자료준비

주관기관은 사업자에게 사업대상에 대한 기초목록을 제공하되, 기초목록이

작성되지 않은 기록물이 일부 사업대상에 포함될 수 있음

사전조사를 통해 사업대상량을 처리할 수 있는 사업 일정, 공정 수행, 인력

및 장비 투입 등 사업수행계획을 수립함

주관기관 담당자 입회 하에 사업대상을 반출·반입하고, 작업장 내 반입한

기록물은 시건장치를 갖춘 캐비닛 등에 안전하게 보관함

사업대상 목록에 포함되어 있으나 기록물 실물을 찾을 수 없거나 기초목록과

실물이 상이한 경우 등 특수사항 발생 시 주관기관과 협의하여 진행함

이관

축구센터 문서고에 보관된 비전자기록물 일체(약 500여권 추정)를 본부 제2서고로 이관함

문서고 출입 및 비전자기록물 반출입을 위한 작업인력의 인적사항 및 운송

차량 등의 주요정보를 사전 제출해야 함

작업 시 안전수칙 및 기록물 취급 요령에 대한 사전교육을 실시해야 함

문서고 출입 절차, 작업공간, 이동 동선 등을 사전 점검하고 정해진 동선을

이탈하지 않도록 함

포장에 필요한 상자 및 포장재 등은 수행사가 마련하되, 기록물의 상태에 따라 적합한 재료를 사용하여 이관 과정에서 파손되지 않도록 함

사전 승인된 운송경로를 이용하되, 천재지변이나 악천후로 인하여 운송에 어려움이 발생할 경우 주관기관과 경로 및 일정을 협의하여 조정함

축구센터 문서고 반출 대상 기록물 목록과 본부 제2서고 반입 대상 실물을

대조하여 유실을 방지하고 기록물 상태를 확인하여 특이사항을 기록함

전수조사

축구센터 문서고에서 이관된 기록물을 포함하여, 본부 제2서고에 보관된

기록물 중 보존기간이 준영구 이상으로 책정된 중요기록물에 대한 전수조사를

통해 정확한 목록화 및 수량 조사를 실시함

대상 기록물에 고유번호를 부여한 임시라벨을 부착하여 식별함

대상 기록물 중 단순 업무참고자료, 사본 등이 포함된 경우 별도 분류하여

전수조사 대상 기록물을 선별하여 목록화함

기록물 목록은 철 단위로 작성하되, 기록물 유형, 형태, 생산연도, 종료연도,

생산부서, 보존기간, 제목, 서가번호(층, 열 등 위치정보) 등 기록물의 주요 정보를 누락없이 작성해야 함

전수조사 완료 시 최신화된 목록에 기초하여 DB구축 사업 대상을 선별함

DB구축 사업 대상을 선별 후 작업장으로 반출하고, 제2서고에 보관된

기록물을 재배치하여 목록의 위치정보를 반영함

정리

사업대상에 해당하는 기록물이더라도 중복 및 사본 여부를 검토하여 주관기관과 협의 후 사업대상에서 제외함

기록물철 단위로 각 권의 우상단에 라벨을 부착하여 각 기록물철에 고유번호를 부여하여 공정관리를 철저히 함

철끈, 테이프, 클립, 스테이플러 등 기록물에 부착된 이물질을 제거하되, 해철 과정에서 기록물 손상이 우려되는 경우 주관기관과 협의 후 진행함

기록물건을 최초 문서(최상단)에서 최근 문서(최하단)로 정리하는 과정에서

기록물철별 기록물건이 섞이지 않도록 유의하고, 필요시 적절한 보존용품을

적용하여 훼손된 기록물의 보수를 진행함

면표시는 내용이 작성된 모든 면의 우하단에 일련번호를 표시하되, 우하단에

여백이 없거나 기록물 내용 식별에 영향을 미칠 경우 적절한 여백에 표시함

기록물철의 맥락과 관계 없는 이면지, 내용이 작성되지 않은 행정서식 등 업무 관련 내용이 없는 면은 면표시 대상에서 제외함

색인목록 등록

색인목록 등록 항목은 기록관리시스템(RMS) 표준 규격을 준용하여 작성함

주관기관과 협의하여 기록물의 특성을 반영한 맞춤형 색인 데이터를 구축함

기록물 디지털화

스캐닝 이미지의 품질은 국가기록원 디지털화 기준을 준용함

사업대상 특성상 기록물의 규격과 상태가 상이하므로, 각 기록물의 특성에

따라 자동급지, 평판, 오버헤드 등 다양한 스캐닝 방식을 적용함

AO 이상 규격의 면은 필요시 분할하여 스캐닝하되, 분할된 각 면의 가장자리는 최소 5cm 이상 중첩되도록 확보하여 내용 누락을 방지함

사업대상의 특성에 따라 고품질의 이미지를 확보하기 위해 밝기, 진하기, 색상, 농도 등을 적절히 조정함

내용이 작성된 방향으로 이미지를 저장하여 향후 기록물 열람시 이미지를 회전하지 않도록 편의성을 최대화함

이미지 보정을 최소화하고, 기울기, 농도, 구겨짐, 접힘 등 이미지 품질이

불량한 경우 재스캐닝을 실시함

주기적으로 백업하여 재작업 및 원본 기록물의 열람을 최소화함

스캐닝 이미지와 색인목록을 연결하여 검증하고, 기록물철별 총 면 수와 스캐닝 파일 수를 대조하여 누락여부를 철저히 파악함

작업완료

기록물의 특성에 따라 재제본, 보존용품을 적용한 재편철, 주관기관과의 협의 방식으로 편철 등 다양한 방식을 적용할 수 있음

재편철 완료 기록물을 주관기관이 지정한 서가에 배치하고, 색인목록에 위치정보를 최신화하여 반영

표본검사를 실시하여 품질수준 99.9% 기준을 충족한 후 검사확인서를 작성함

품질수준이 미흡한 경우 재작업 및 시정조치 후 교정확인서를 작성함

주관기관 내 최종 산출물을 탑재할 기록관리시스템이 부재하므로, 납품시 구축된 DB를 [기관 → 처리과 → 기록물철 → 기록물건 → 건별 이미지] 단계로 선택하여 원활히 검색 및 열람할 수 있도록 지원해야 함

DB 열람을 시험 운영 후 오류 발생시 점검 및 조치해야 함

최종 산출물 일체를 외장하드에 탑재하여 제출함

작업장 구축

주관기관이 지정하는 장소 내에 작업장을 구축함

보안 유지를 위해 작업장 내 설치된 모든 사업 투입 장비의 네트워크는

내부적으로 구성하며, 외부 네트워크와의 연결을 차단함

사업자는 작업장이 구축된 장소의 시설물 및 부대시설, 주관기관이 제공한 물품 등에 파손, 분실 등 발생시 원상복구 또는 변상의 책임을 부담함

사업관리

사업자는 성공적인 사업 완수를 위해 인력 및 장비 투입 계획,

일정 계획 및

과업별 공정 단위에 대한 업무분장 등 사업수행계획을 상세히

제시해야 함

사업자는 사업수행계획에 근거한 예측 공정률 및 실적을 주기적으로 점검하여 보고하고, 관련 협의사항을 사업 수행에 성실히 반영해야 함

정기 보고 주기는 주관기관과 사업자가 협의하여 결정하되, 주관기관 내부

사정에 따라 보고 일정이 변경될 수 있음

착수보고

사업자는 계약체결일로부터 7일 이내에 착수계를 제출해야 함

사업자는 계약체결일로부터 14일 이내에 착수보고회를 개최하고 지정된 서류를 제출해야 함

중간보고

사업자는 사업 추진상황을 작성하여 주간/월간 단위로 서면 보고해야 함

최종보고

사업자는 사업완료일로부터 7일 이내에 결과보고회를 개최하고 지정된 서류를 제출해야 함

사업 수행과 관련한 문제점 및 특이사항 발생시 사업자는 지체 없이 주관기관에

보고하고, 주관기관의 요구가 있을 경우 수시로 보고해야 함

사업자는 공정관리시스템(사업자 자체 개발 S/W)을 활용하여 공정 진행상황을

실시간으로 모니터링하고, 주관기관의 요청시 공정 실적 및 작업이력을

확인할 수 있도록 지원해야 함

사업자는 중간검수, 최종검수 등 주관기관의 검수 요청에 성실히 응하고 공정상 문제 발생시 신속히 조치하여 그 결과를 통보해야 함

※ 계약 및 사업 진행상황에 따라 제출 서류 목록은 변경될 수 있음

구분

번호

문서명

비고

착수

착공계

예정공정표

일정, 인력, 장비 투입 계획 등 포함

현장대리인 선임계

기록물관리전문요원 자격증 필첨

고용보험/산재보험 가입증명원

국민건강/연금보험 가입확인서

인감증명서, 사용인감계

사용인감계는 해당 시 제출

법인 등기부등본

청렴계약 이행 서약서

협력업체 인권경영 이행 권고문

안전준수 서약서

감독관 확인 필

비밀유지 계약서

서식 1

보안서약서

서식 2, 서식 3

사업자등록증

통장

내역서

계약상대자 자체 작성

천안시 수입증지

개인정보 수집・이용 동의서

개인정보 제공자 전원 제출

중간

주간보고서

서식 6

월간보고서

서식 6

선금 관련 문서

선급금 신청 시 해당

*선급금 신청 시

(신청서, 사용계획서, 사용확약서,

반환각서,

보증서, 천안시 수입증지,

충남지역개발채권

매입필증 등)

*선급금 정산 시

(사용보고서, 세부 사용내역 및 지출증빙 등)

준공

준공계

준공검사원

준공금 청구서

날짜 미기재

하자보수보증서

보안확약서

서식 4, 서식 5

고용보험/산재보험 완납증명원

국민건강/연금보험 완납증명서

국세 완납증명서, 지방세 완납증명서

유효기간 내

인력관리

사업관리자(PM)는 기록물관리전문요원으로서 입찰공고일 기준 3개월 이상 사업자 소속으로 근무 중인 정직원이어야 함

사업관리자(PM)는 사업기간 내 작업장에 100% 상주해야 하며, 사업 산출물에

대한 최종검수 완료 후에도 안정화가 이루어질 때까지 그 책임을 다해야 함

품질관리자는 기록물관리전문요원으로서 입찰공고일 기준 3개월 이상 사업자

소속으로 근무 중인 정직원이어야 함

품질관리자는 체계적이고 전문적인 공정관리를 위하여 과업 수행기간 종료 시점까지 주 1회 이상 정기적으로 품질관리를 실시해야 함

사업자는 공정별 참여 인력의 투입계획 및 투입인력에 대한 자격, 경력 현황

등을 제시하고 공정단위별 업무분장을 명확히 작성하여 관리해야 함

사업자는 기록물의 훼손, 망실 등을 방지하기 위한 공정관리 지침을 마련하여

작업인력에 대한 지속적인 교육과 점검을 실시해야 함

주관기관은 공정 수행에 악영향을 미치는 복무 불량, 작업성과 미흡, 지시

불이행 등에 해당하는 작업인력에 대하여 교체를 요구할 수 있으며, 사업자는

관련 협의에 성실하게 임하여 조치해야 함

특별한 사유가 없는 한 사업관리자(PM) 등 전문인력의 교체는 원칙적으로 불가하며, 필요시 주관기관의 사전승인을 득하여 처리해야 함

본 사업에 투입된 상주 전문인력이 타 기관에 형태를 불문하고 중복으로 투입되었을 경우 적발 및 문제 발생시 그에 따른 모든 손해와 민·형사상 모든 법적 책임은 사업자가 부담함

보안 및 안전관리

사업자 및 본 사업에 투입되는 모든 인력은 주관기관에서 요구하는 각종 보안 관련 서류를 작성하여 제출해야 함

사업자는 모든 투입 인력에 대한 정기적 보안교육을 실시하고, 인력 변경 및 신규 투입시 인수인계와 보안교육을 철저히 하여 사업 대상 기록물 및 관련 정보가 외부에 유출되지 않도록 조치해야 함

사업장 내 보조기억장치(외장하드, USB 등) 및 노트북 반입과 외부 네트워크 연결을 원칙적으로

금지함

불가피한 경우 주관기관과 사전 협의하여 사업관리자(PM)가 비밀번호를

설정하여 철저한 보안관리를 실시함

작업장에 설치하는 모든 저장매체(PC, 하드디스크 등)는 매체 초기화 실시 후 반입·반출하고, 그 결과를 화면 캡처하여 보고서로 제출함

모든 상주 인력은 작업장 내에서 명찰을 상시 패용하여 본 사업의 참여

인력임을 표시해야 함

사업자는 투입 인력 외 권한을 부여받지 못한 외부인이 작업장에 무단으로 접근하지 못하도록 보안조치를 해야 함

본 사업 관련 각종 보고서 발행시 주관기관과 사전협의하고, 사업 수행

과정에서 발생하는 폐기 대상 자료는 주관기관과 협의하여 처리함

사업자는 작업장에 설치된 각종 장비에 대하여 상시적 안전 점검 및

장비

미사용시 전원 차단 등 안전조치를 철저히 하여 각종 안전사고를 예방해야 함

작업장 내 화기 사용 및 흡연 행위 등을 절대 금지함

일일 작업 완료시 작업장 보안점검일지를 작성해야 함(서식 7)

보안 유지 및 안전사고 예방 미흡에 따른 사고 발생시 민·형사상 모든 법적

책임은 사업자가 부담함

최종 산출물 제출

사업자는 본 사업의 모든 과업 완료 후 7일 이내에 최종 결과보고서 및

산출물을 납품해야 함

사업자는 최종 산출물에 대하여 주관기관 담당자가 자체적으로 운영·관리함에 있어 원활하도록

충분한 기술적 지원과 교육을 제공해야 함

최종 산출물이 과업 지시사항과 상이하거나 미흡하여 주관기관이 보완을

요청하는 경우 사업자는 즉시 보완해야 함

최종 산출물에 대한 모든 권리는 주관기관에 있으며, 사업자는 주관기관의 승인 없이 무단으로 산출물을 반출하거나 제3자에게 양도·대여할 수 없음

사업자는 사업 수행과정에서 작성하거나 취득한 각종 데이터(공정 데이터 등)

및 문서(보고서 등)를 주관기관에 전량 제출해야 하며, 별도의 사본을 추가

제작하여 보관하거나 제3자에게 제공할 수 없음

최종 산출물 목록

사업 결과보고서(과업별 공정 사진자료 포함) 2부

디지털화 이미지 데이터(DVD-ROM, 외장형 HDD 각 1식) 2식

원본 변환 PDF DB, 백업 이미지 등 이미지 DB 일체 포함

색인목록 데이터(기록물철, 기록물건 각 구축) 1식

보존용품으로 재편철 및 보존상자에 담은 기록물 1식

사업자 대표자명의 보안확약서, 하자보수 확약서 및 계획서 각 2부

사후관리 및 하자보수

무상 하자보수 책임기간은 사업 완료일로부터 1년으로 함

사업자는 무상 지원기간동안 사업 산출물의 품질 개선 및 관련 분야의 정보

기술에 관한 주관기관의 요청에 대하여 지속적으로 자문에 응해야 함

하자보수 책임기간 내 하자가 발생하여 주관기관이 하자보수를 요청하는 경우, 사업자는 요청받은 날로부터 7일 이내에 조치를 완료하고 발생 원인 및 조치사항을 명시하여 주관기관에 제출해야 하며, 이 과정에서 발생하는 비용은 사업자가 전액 부담해야 함

사업 완료 후 3개월 이내에 산출물의 품질에 대한 하자 발생시 직접 방문 또는 원격 지원 등의 방식으로 신속한 하자보수를 실시해야 함

기타사항

계약서에 명시되지 아니한 사항 또는 계약사항에 대한 이견이 발생하는 경우,

본 사업의 제안요청서 및 과업지시서를 기반으로 주관기관과 사업자 양방의

협의 하에 결정함

계약서에 명시되지 아니한 사항이라도 사업 진행상 불가피하거나 응당 시행해야 하는 경미한 사항에 대해서는 계약서에 포함된 것으로 간주함

사업자가 공급하는 사용권, 산출물, 응용 S/W 등에 대한 모든 권리는 주관기관에 귀속되며, 이에 대하여 주관기관의 승인 없이 제3자에게 양도 또는 대여할 수 없음

Ⅳ