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「2026 RISCON TOKYO」

통합한국관 전시품 운송 용역

과업지시서

2026. 8.

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「2026 RISCON TOKYO」

통합한국관 전시품 운송 용역 과업지시서

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Ⅰ

2026 RISCON TOKYO 행사개요

❍ (행 사 명) 2026 RISCON TOKYO

❍ (기 간) ’26. 09. 30.(수) ~ 10. 02.(금)

❍ (장 소) 일본 도쿄 빅사이트 South Hall 1, 2

❍ (주최/주관) TOKYO Big Sight / ATEX 주식회사

❍ (전시규모) 방문객 19,622명, 부스 506개, 참가기업 348社(‘25년 기준)

❍ (전시분야) 기후재난, 지진, 소방 등

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Ⅱ

과업개요

❍ (과 업 명) 2026 RISCON TOKYO 통합한국관 전시품 운송

❍ (과업기간) 계약일로부터 ’26년 10월 6일까지

❍ (과업범위)

- RISCON TOKYO 2026 통합한국관 참가기업 전시품의 국내 집하, 수출통관, 해상운송, 현지 수입통관, 전시장 반입 및 부스 배송, 전시 종료 후 반송 등 왕복 운송 업무 전반

- 참가기업 15개사 전시품 약 15CBM, 2,505kg 기준의 운송관리, 통관관리, 현장 물류관리, 반송관리, 정산 및 결과보고 등 부대업무 일체

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Ⅲ

과업내용

[과업 착수 및 운송계획 수립]

❍ 계약체결 후 과업 착수보고 및 세부일정 제출

❍ 전시일정, 선적 일정, 현지 반입 일정, 반송 일정을 반영한 운송계획 수립

❍ 참가기업별 전시품 집하 일정, 서류 제출 일정, 포장 기준 등 안내

❍ 발주기관, 참가기업, 현지 대리점, 전시장 물류기관 간 업무 협력체계 구축

❍ 운송 지연, 통관 지연, 화물 파손 등 주요 위험요인 사전 검토 및 대응방안 마련

[참가기업 안내 및 전시품 물량 확인]

❍ 참가기업 대상 운송 절차, 제출서류, 포장방법, 반입 및 반송 일정 안내

❍ 참가기업별 전시품 품목, 수량, 중량, 부피 금액, 포장상태 확인

❍ 전시품 통관 가능 여부 및 반송 대상 여부 사전 확인

❍ 인보이스, 패킹리스트, 전시품 내역서 등 수출입 통관 필요서류 검토

❍ 참가기업별 전시품 라벨링 기준 안내 및 누락사항 보완 요청

[국내 집하 및 포장 관리]

❍ 참가기업 전시품의 국내 집하 일정 조율 및 집하 지원

❍ 집하 시 전시품 수량, 포장상태, 외관 파손 여부 확인

❍ 참가기업명, 부스번호, 화물번호 등 식별표기 확인

❍ 포장 미흡 화물에 대한 보완사항 안내

❍ 필요 시 팔레트 포장, 목상자 포장 등 추가 포장업무 협의 및 지원

[국내 운송 및 수출통관]

❍ 국내 집하지에서 선적항까지 내륙운송 수행

❍ 수출통관 서류 작성 및 통관 절차 대항

❍ 수출신고, 통관 보완자료 요청, 세관 확인사항 대응

❍ 선사 부킹 및 선적 일정 확정

❍ 선적 전 최종 화물 내역 및 운송비 산출내역 확인

[해상운송 및 선적 관리]

❍ 부산항 등 선적항에서 일본 목적항까지 해상운송 수행

❍ 선적서류 작성 및 B/L 발행 관리

❍ 출항일, 도착예정일, 항만 반출 가능일 등 운송 일정 관리

❍ 해상운송 중 화물 위치 및 운송상태 모니터링

❍ 선박 지연, 항만 지연 등 변동사항 발생 시 발주기관 즉시 보고

[적하보험 및 운송 위험관리]

❍ 참가기업별 전시품 가액 확인 및 적하보험 가입 지원

❍ 보험 가입에 필요한 인보이스 금액, 품목, 수량 등 자료 확인

❍ 화물 파손, 분실, 도난 등 사고 발생 시 증빙자료 확보

❍ 사고 발생 시 발주기관 및 참가기업 통보

❍ 보험 청구 등 후속 조치 지원

[일본 현지 통관 및 항만 업무]

❍ 일본 목적항 도착 확인 및 도착 보고

❍ 현지 수입통관 절차 수행 및 통관상황 모니터링

❍ Port Charge, Delivery Order Fee, Customs Clearance 등 현지 항만 및 통관 업무 처리

❍ 통관 보완서류 발생 시 참가기업 및 발주기관과 협의

❍ 현지 소비세 등 실비 발생 항목 확인 및 증빙 관리

[현지 운송 및 전시장 반입]

❍ 일본 목적항에서 전시장까지 내륙운송 수행

❍ 전시장 반입 일정, 차량 진입, 하역장, 반입 규정 등 사전 확인

❍ 전시품 하역 및 전시장 반입 수행

❍ 참가기업별 부스 위치 확인 후 부스 앞 배송

❍ 전시품 인도 완료 여부 확인 및 현장 특이사항 보고

[전시기간 현장 물류 지원]

❍ 전시장 내 전시품 위치 확인 및 현장 문의 대응

❍ 전시품 포장 해체 및 설치 전 이동 지원

❍ 부스별 전시품 포지셔닝 지원

❍ EMPTY BOX 수거 및 보관 지원

[전시 종료 후 반출 및 반송 준비]

❍ 전시 종료 후 반출계획 수립

❍ 참가기업별 반송 대상 전시품 확인

❍ 현장 폐기품, 휴대 반출품, 반송품 구분 확인

❍ 전시품 재포장, 라벨 부착, 수량 확인 지원

❍ 전시장 반출 일정에 따른 화물 수거 및 반출 수행

[반송 해상운송 및 국내 반입]

❍ 전시장 부스에서 일본 현지항까지 운송 수행

❍ 현지 수출통관 및 반송 선적 절차 수행

❍ 일본 현지항에서 국내항까지 해상 반송 수행

❍ 국내 도착 후 수입통관 및 항만 반출 수행

❍ 국내항에서 국내 집하지까지 내륙운송 수행

❍ 필요 시 참가기업별 개별 배송은 발주기관과 별도 협의 후 진행

[보고 및 정산]

❍ 착수보고, 운송계획 보고, 주요 단계별 진행상황 보고 수행

❍ 과업 완료 후, 결과보고 및 운송 관련 증빙자료 제출

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Ⅳ

성과품 제출

❍ 본 용역 수행 과정에서 생산된 모든 성과품의 소유권은 발주자에게 귀속되며, 용역 완료 시 즉시 발주자에게 제출하여야 한다. 성과품은 발주자의 사전 승인 없이 제3자에게 제공하거나 본 과업의 목적 외 용도로 사용할 수 없다.

❍ 과업수행자는 과업 완료 후 최종결과물을 포함한 최종보고서를 계약기간 종료 예정일로부터 14일 이내에 발주자에게 제출하여 검수를 받아야 한다.

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구 분

제출물

규격

수량

제출방법

비고

최종보고

- 완료계 등 세부 과업 상에 기재된 서류 및 결과물

A4

1부

직접제출

사진·영상

포함

USB메모리(원본파일 등)

1식

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Ⅴ

과업지침

[일반사항]

❍ 과업수행자는 본 과업을 수행함에 있어 「(재)전북테크노파크」를 이하 “발주처”라 하며, 발주처의 제반 규정과 국제운송, 수출입통관, 전시장 반입·반출 등 관련 법령 및 규정을 준수하여야 한다.

❍ 과업수행자는 과업지시서와 RISCON TOKYO 2026 주최기관 및 전시장의 물류 규정을 충분히 숙지하고 과업을 성실히 수행하여야 한다.

❍ 과업수행자는 계약 체결 후 전시품 집하, 수출통관, 해상운송, 현지 수입통관, 전시장 반입, 전시 종료 후 반출·반송 등 단계별 세부 일정과 업무계획을 발주처에 제출하여야 한다.

❍ 과업수행자는 발주처와 참가기업을 대상으로 운송 일정, 전시품 포장기준, 제출서류, 통관 유의사항, 현장 반입·반출 절차 등을 사전에 안내하여야 한다.

❍ 과업수행자는 참가기업별 전시품의 품목, 수량, 중량, 부피, 화물가액, 포장상태 및 통관 가능 여부를 사전에 확인하여야 하며, 관련 서류의 미비사항이 있는 경우 참가기업과 발주처에 즉시 보완을 요청하여야 한다.

❍ 과업수행자는 국제운송 및 통관 일정에 차질이 발생하지 않도록 선적 일정, 선박 운항상황, 현지 통관 진행상황, 전시장 반입일정 등을 지속적으로 관리하여야 한다.

❍ 과업수행자는 국내외 운송사, 선사, 통관사, 현지 대리점 및 전시장 물류기관 등 관계기관과의 업무를 총괄 조정하여야 하며, 업무 수행 중 발생하는 문제에 대하여 신속히 대응하여야 한다.

❍ 과업수행자는 전시품의 집하, 적재, 하역, 운송, 보관, 전시장 반입·반출 과정에서 파손, 분실, 오배송 등이 발생하지 않도록 안전관리 조치를 이행하여야 한다.

❍ 과업수행자는 전시품 운송 중 사고, 분실, 파손, 통관 지연, 선박 지연 등 주요 변동사항이 발생하거나 발생할 우려가 있는 경우 즉시 발주처에 보고하고 대응방안을 제시하여야 한다.

❍ 과업수행자의 귀책사유로 전시품의 파손, 분실, 오배송, 통관 누락 또는 운송 지연 등이 발생한 경우 과업수행자는 관련 법령 및 계약조건에 따라 필요한 조치와 책임을 부담하여야 한다.

❍ 적하보험 가입 대상과 보험가액은 참가기업이 제출한 인보이스 및 화물가액을 기준으로 확인하며, 사고 발생 시 과업수행자는 사고보고, 현장사진 확보, 보험청구서류 작성 등 보험처리에 필요한 업무를 지원하여야 한다.

❍ 과업수행자는 전시품이 지정된 기한까지 전시장 내 해당 부스에 반입될 수 있도록 하여야 하며, 전시 종료 후에는 참가기업별 반송 대상 물품을 확인하여 국내 지정 집하지까지 반송하여야 한다.

❍ 과업수행자는 참가기업별 전시품이 혼재되거나 오배송되지 않도록 화물번호, 참가기업명, 부스번호 및 목적지 등을 명확히 표기하고 관리하여야 한다.

❍ 과업수행자는 국내 집하, 수출통관, 선적, 현지 도착, 수입통관, 전시장 반입, 전시장 반출, 반송 선적, 국내 도착 및 반송 완료 등 주요 단계별 진행상황을 발주처에 보고하여야 한다.

❍ 과업수행자는 발주처가 과업 추진현황, 운송상태, 통관자료 및 비용 산출자료 등의 제출을 요청하는 경우 이에 성실히 응하여야 한다.

❍ 계약금액에 포함되지 않은 추가 운송, 개별 배송, 추가 포장, 창고 보관, 긴급 운송, 현지 세금 및 기타 실비가 발생하는 경우 과업수행자는 사전에 산출근거를 제출하고 발주처의 승인을 받은 후 시행하여야 한다.

❍ 발주처의 사전 승인 없이 발생한 추가 비용은 발주처에 청구할 수 없다. 다만 천재지변, 항만 폐쇄, 선박 운항 변경 등 불가피한 사유가 발생한 경우에는 발주처와 협의하여 처리한다.

❍ 과업지시서에 명시되지 않은 사항이라도 본 과업의 원활한 수행을 위해 통상적으로 필요한 사항은 계약 범위에 포함된 것으로 본다. 다만 계약 범위를 실질적으로 초과하는 사항은 발주처와 과업수행자가 사전에 협의하여 결정한다.

❍ 과업지시서의 내용에 대한 해석상 이견이 있거나 전시 일정, 참가기업, 운송물량 및 현지 여건 등의 변경이 발생한 경우에는 발주처와 과업수행자가 협의하여 결정한다.

❍ 과업수행자는 과업 완료 후 운송 수행내역, 참가기업별 운송 현황, 통관 및 반입·반출 결과, 사고 및 특이사항, 비용 정산내역과 관련 증빙자료를 포함한 결과보고서를 제출하여야 한다.

❍ 과업수행자가 제출한 결과보고서 및 증빙자료에 보완이 필요한 경우 발주처는 수정·보완을 요구할 수 있으며, 과업수행자는 이를 반영하여 제출하여야 한다.

❍ 본 과업에는 국제 전시품 운송 및 수출입통관 업무의 경험과 전문성을 갖춘 인력이 참여하여야 하며, 과업수행자는 국내외 업무 담당자 및 비상연락체계를 지정하여 발주처에 제출하여야 한다.

❍ 발주처는 과업수행 인력이 업무를 불성실하게 수행하거나 전문성이 부족하다고 판단되는 경우 인력의 교체 또는 보완을 요청할 수 있으며, 과업수행자는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

❍ 과업수행자는 발주처의 사전 서면승인 없이 본 과업의 전부 또는 주요 업무를 제3자에게 양도하거나 재위탁할 수 없다. 다만 선사, 통관사, 현지 대리점 등 국제운송에 통상적으로 필요한 협력업체의 활용은 예외로 하되 과업수행자가 전체 업무를 총괄하고 책임져야 한다.

[보안사항]

❍ 과업수행자는 본 과업을 수행하면서 취득한 참가기업 정보, 담당자 개인정보, 전시품 정보, 제품가격, 수출입 자료, 인보이스 및 통관서류 등을 본 과업 이외의 목적으로 사용하거나 외부에 제공하여서는 아니 된다.

❍ 과업수행자는 개인정보 및 업무자료의 외부 유출을 방지하기 위한 보안대책을 수립하고 관련 자료를 안전하게 관리하여야 한다.

❍ 과업 참여자가 변경되는 경우 과업수행자는 철저한 인수인계를 실시하여 업무 공백과 자료 유출이 발생하지 않도록 하여야 한다.

❍ 과업 수행을 위하여 발주처 또는 참가기업이 제공한 자료는 과업 종료 후 발주처의 요청에 따라 반환하거나 복구가 불가능한 방법으로 폐기하여야 한다.

❍ 과업수행자의 고의 또는 과실로 개인정보 유출, 기업정보 유출 또는 통관자료의 부적절한 사용 등이 발생한 경우 과업수행자는 이에 따른 민·형사상 책임을 부담하여야 한다.

❍ 과업수행자는 본 과업과 관련된 자료를 발주처의 사전 승인 없이 외부 홍보, 실적자료 또는 제3자 대상 제안자료로 활용하여서는 아니 된다.

[계약 해지의 경우]

❍ 과업수행자가 정당한 사유 없이 계약내용 또는 과업지시서상의 의무를 이행하지 아니한 경우

❍ 과업수행자가 운송 일정과 통관 절차를 현저히 지연하여 전시품의 전시장 반입 또는 국내 반송에 중대한 차질을 발생시킨 경우

❍ 과업수행자의 고의 또는 과실로 전시품의 중대한 파손, 분실, 오배송 또는 통관상 문제가 발생한 경우

❍ 과업수행자가 발주처의 승인 없이 과업을 제3자에게 양도하거나 주요 업무를 재위탁한 경우

❍ 과업수행자가 발주처의 정당한 시정 또는 보완 요구에 응하지 아니한 경우

❍ 과업수행자가 업무상 취득한 비밀 또는 개인정보를 누설하거나 발주처 및 참가기업의 명예와 신뢰를 훼손한 경우

❍ 과업수행자의 수행능력이 현저히 부족하여 계약 목적을 달성하기 어렵다고 인정되는 경우

❍ 부도, 폐업, 영업정지, 허가 취소 등으로 과업을 정상적으로 수행하기 어려운 경우

❍ 기타 관련 법령 또는 계약조건을 중대하게 위반하여 과업 수행이 불가능하다고 인정되는 경우

❍ 계약이 해지된 경우 과업수행자는 해지일까지 수행한 업무내역, 운송 및 통관 진행상황, 참가기업별 화물 현황, 발생비용 및 관련 증빙자료를 발주처가 지정한 기한 내에 제출하여야 한다.

❍ 계약 해지에 따른 정산은 실제 수행이 완료되고 발주처가 인정한 과업과 적정한 증빙이 제출된 비용을 기준으로 한다.

❍ 천재지변, 전쟁, 감염병, 외교·통상 제한, 전시회 취소 또는 연기, 항만 폐쇄, 선박 운항 중단 등 과업수행자의 책임 없는 사유로 전시회 또는 운송계획이 변경되거나 취소되는 경우 발주처와 과업수행자는 과업범위와 계약금액 조정 여부를 협의하여 결정한다.

❍ 과업수행자의 귀책사유로 계약이 해지되어 발주처 또는 참가기업에 손해가 발생한 경우 과업수행자는 관련 법령과 계약조건에 따라 그 손해를 배상하여야 한다.